1. Introducción

Revisar en un solo vistazo una amplia variedad de elementos clave en la gestión de un negocio es relativamente complicado. Desde las facturas por cobrar y por pagar a las previsiones de ventas o las tareas pendientes, la gestión de la mayoría de los negocios cuenta con un buen número de elementos. Existen varias herramientas gratuitas que te pueden ayudar a simplificar esta labor y seguir el día a día de tu negocio. Independientemente de la longitud del estudio, es posible que aunque sólo sea necesiten de un software completo que les ayude a gestionar sus necesidades diarias de la pequeña empresa o a preparar un plan de negocio.

Muchos de ellos ampliándolo hasta convertirse en un software de gestión empresarial integral con el que trabajar en el día a día. Por suerte, actualmente numerosas aplicaciones web y de escritorio proporcionan funcionalidades específicas con soporte online que ayudan a los empresarios y emprendedores en distintas áreas de la gestión, incluso muchas de ellas pueden ser administradas desde nuestros dispositivos móviles. Herramientas que seguro, ellos al contrario que nosotros necesitan una rentabilidad económica mayor en cuanto a precio se refiere, de todas sus inversiones. El día a día de las pequeñas, medianas empresas y autónomos puede avisos inmediatos por unanimidad, donde intentarán correr elán más económicos siempre que estas nuevas sugerencias no afecten a la efectividad. Hechas quicadez que facturaremos a nuestros clientes o en la forma más económica de preparar nuestras solicitudes de presupuesto y mejorarlas.

2. Herramientas de Gestión de Proyectos

Últimamente, Jira se ha convertido en la herramienta definitiva de gestión de proyectos si lo que quieres es calidad, integración, personalización y funcionalidad. Las integraciones con otras herramientas son tan completas que puedes sincronizar tareas y calendario entre Jira y Google Calendar con un solo clic. ¿Tienes pérdidas pendientes de revisar en los proyectos? Existe un tablero que en 1 segundo puedes saber si tienes tareas que posponer y un resumen personalizable para cada proyecto donde puedes incluir, por ejemplo, el último sprint. Los informes en Jira no tienen desperdicio y siempre estarás al tanto de tus hitos usando el espectacular control de versiones que permite listar issues a través de un flujo que tú puedes personalizar. Como puntos débiles, destacar que no tiene fuentes de feed de trabajo, sino que tienes que indicar las historias y tareas a drag y drop manualmente. La gestión de sprints es solamente por listado, no permitiendo priorizar historias dentro de un mismo sprint, por ejemplo, y como no, es software de pago, aunque existe una versión de prueba. De seguro conoces Trello de sobra. Es una de las herramientas de gestión de proyectos más populares por su simplicidad y, sobre todo, es un genial visor de avance para personas que tienen que coordinar muchas tareas simultáneamente. Dentro de cada tarjeta puedes incluir comentarios, archivos multimedia y cualquier tipo de información para ayudarte en tu día, que estarán guardados para siempre. Y, desde hace muy poco, existe Trello Traxi, que permite a las organizaciones crear tableros personalizados por leads de negocio y de proyectos, con control de estructura de jerarquía y se puede combinar con otras fuentes para ver KPI e información que se estén monitorizando.

3. Herramientas de Comunicación y Colaboración

Admito que no soy nada objetiva con esta herramienta. Soy una fan en bañador y con gafas de sol porque me ha aliviado tanto el dolor de cabeza en la gestión y la colaboración en los equipos que solo pensar en ella me da un poco de alegría. Es lo que llaman un tablón de post-its online. Te creas "tableros" que serían como murales con listas y tarjetas. Las tarjetas son como post-it virtuales que puedes mover entre las listas de un tablero o entre diferentes tableros. Cada tarjeta puede contener texto, archivos adjuntos, listas de verificación, fotografías,... Te crea un mural colaborativo que compartirás con tus compañeros de equipo. Les invitas y pueden acceder a ese tablero, crear tarjetas, comentar en las tarjetas, adjuntar archivos, marcar como completado en las listas de verificación… Es muy divertido a la par que funcional: sé que mis compañeras pasan horas moviendo tarjetas de posición, completando proyectos, tachando listas… y lo cuadradito que se les queda el botón de dopamina, fijo.

Es un nuevo sistema de comunicación que sirve para ahorrar tiempo en el trabajo manteniendo todas tus conversaciones organizadas en un solo lugar, para que puedas ser más productivo. Supongo que tendréis ídolos de la productividad. Pues bien, 19 de las 20 personas que menciona en sus agradecimientos usan esta herramienta.

4. Herramientas de Marketing Digital

Sin una estrategia de marketing digital, tu negocio no tiene presencia en internet, por lo que no genera ingresos. No importa si en tu empresa generan facturaciones muy elevadas. Si entre ellas no se encuentra la venta online de los productos o servicios que nos ofrece, entonces esa empresa desaparece.

Hablamos de una combinación de herramientas propias, destinadas a usuarios interesados en obtener información detallada sobre métricas. La idea de usarla es tremendamente atractiva, ya que podemos ver en todo momento y desde cualquier lugar dónde se está generando más tráfico y qué contenidos son interesantes. Si bien hay muchas más funciones y posibilidades, tendremos la oportunidad de controlar el tráfico social y entender cómo los usuarios acceden desde cada una de las redes sociales, así como asignar un valor monetario a las diferentes conversiones para entender mejor cuál es el rendimiento de la página web.

¿Te interesa saber qué se dice de tu empresa o de tu producto? Realmente, descubrirlo desde la plataforma es bastante complicado, pero con esta herramienta todo se simplifica. Es una herramienta de gran utilidad para aquellos que buscan optimizar las estrategias de marketing empresarial, ayudándoles a encontrar oportunidades para su empresa al momento. Seguramente te habrás preguntado alguna vez cómo encontrar clientes potenciales, proveedores, distribuidores o incluso opiniones de nuestros clientes para mejorar ya sea el producto que vendemos o el servicio que ofrecemos.

5. Herramientas de Contabilidad y Finanzas

Seguramente, la contabilidad es un mundo que a más de uno le supera. Para los ilustrados de la sala, un Excel bien hecho siempre funcionó. Pero desde que contamos con un equipo de administración, empezamos a valorar herramientas de contabilidad que nos hicieran la vida un poco más sencilla. Para las finanzas de la empresa, gestionar los bancos es una gran ventaja. Contrastamos diferentes herramientas como un servicio de gestión de recibos domiciliados enfocado a pymes; con una versión freemium muy completa; y otro par de herramientas recomendadas por nuestros usuarios.

Nos ofrecen la posibilidad de llevar las finanzas de tu empresa de una forma sencilla y eficaz. Disponen de multitud de funciones, desde la gestión de presupuestos hasta la creación de facturas en distintos idiomas y cambio de divisas o la posibilidad de enviar estas facturas por email a tus clientes, entre otras. Como los anteriores, es una herramienta de contabilidad accesible desde cualquier lugar que te permite tener bajo control las facturas de tus clientes así como los proveedores, prevé los vencimientos de los pagos y te facilita la realización del IVA y otros modelos fiscales. Con todas las ventajas que ofrecen estas herramientas, seguro que tienes mucho más tiempo para preocuparte por lo que importa: conseguir clientes y hacer crecer tu proyecto. Al fin y al cabo, cuadrar las cuentas siempre queda mejor si hay dinero, ¿verdad?

6. Herramientas de Gestión del Tiempo

Seguro que muchas veces hemos pensado en qué hemos hecho con nuestro tiempo. Nuestro día va más allá del trabajo, siempre tenemos una larga lista de pendientes en la que nunca decidimos en qué emplear primero. Hoy te traemos una gran aplicación que te ayudará a organizarte cada momento del día. Se trata de una herramienta muy simple de usar, que te proporciona recordatorios para llegar a tiempo a todas las reuniones que tengas, plazos importantes para tus proyectos y para los cumpleaños de tus colaboradores. Muy fácil de configurar y útil para cualquier situación.

El mundo GTD es un mundo lleno de aplicaciones que te facilitan la vida cada día. Es una de ellas, fácil de utilizar, con la que puedes capturar todas tus ideas y tareas pendientes y priorizarlas. Además, te ayuda a concentrarte en lo importante y compartir tu progreso con tus colaboradores. Y si eres una persona a la que le gusta estar 100% organizada y tenerlo todo bajo control, tienes una aplicación que lleva a otro nivel la organización. Admite múltiples listas y tareas, controla a la perfección las próximas acciones que debes completar dentro de cada una y presenta un potente recordatorio en la pantalla de inicio para que no dejes ninguna de tus tareas importantes a medias.

7. Herramientas de Analítica y Seguimiento

Improve your business, thanks to a web analytics and tracking tool that stands out for its simplicity and for not requiring any prior training. Free for websites with up to 3,000 visits per month, as from there you will have to start paying depending on the number of visits your website receives. Some of its most notable features are that you can see in real time who is browsing your website, how they found you, and most importantly, know how much time they spend on each page. In this way, you will be much closer to identifying what led them to abandon your website without purchasing your product or service.

A social media analytics and tracking tool is a search engine that searches and analyzes user-generated web content, such as sites like Digg, YouTube, Twitter, among others. Highlighting 4 strong points of this tool: 1. It creates an analysis panel of the degree of influence, specifying the number of distinct authors, the average time between publications, the number of impressions per post, etc. 2. It allows you to identify in which media your brand is mentioned and where the social traffic comes from. 3. It allows you to monitor keywords, and finally, 4. It gives you the possibility to identify potential RSS feeds of competitors or influential sources.

8. Conclusiones y Recomendaciones

Después de haberos mostrado las 10 herramientas gratuitas que considero de vital importancia para todos aquellos que pretendéis emprender o profesionalizar un poco más vuestro negocio, me gustaría daros las siguientes recomendaciones y conclusiones. Por un lado, recomendaros que, si después de leer la entrada os habéis interesado por alguna de estas herramientas, no dudéis ni un momento en descargároslas y probarlas. Lo bueno que tienen, como ya he mencionado anteriormente, es que son prácticamente autoexplicables y además todas, al ser gratuitas, disponen de un amplio sistema de ayuda. Otra recomendación es que tengáis cuidado con las limitaciones que tengan las versiones gratuitas. Si vuestra empresa comienza a crecer y necesitáis un mayor volumen de facturación, la adquisición de nuevo software, ya sea de la familia que sea, puede romper vuestro modelo de costes, así que antes de elegir aquel a utilizar intentaréis prever cuáles serán tus futuras necesidades y elegid aquel que ofrezca mejores prestaciones a un precio razonable. A veces un precio muy bajo es sinónimo de limitación. Al final del todo, resumiría algunas consideraciones a modo de conclusión: - Encontraréis alternativas gratis a vuestro software de gestión o en su defecto, a un precio muy económico. - Podríais sacar de paseo el PC. - Tendríais toda la información actualizada y accesible en cualquier lugar. - Ahorraríais mucho tiempo. - Gastaréis muy poco dinero.