1. Introducción a la Delegación de Tareas

La verdadera importancia de la labor que muchas veces se conoce como delegar, dado que se trata de un momento fundamental en el ciclo de cumplir con una tarea organizacional (planificar, organizar, asignar de forma eficaz, controlar), acarrea el beneficio del espacio que otorga para actividades concebidas como más estratégicas. Este es particularmente relevante en contextos de alta sobrecarga de trabajo. Los elementos clave que hay que tener en cuenta para que este recurso se encuentre efectivamente aprovechado están vinculados con una correcta elección de la persona o equipo a cargo de la nueva labor, brindando la cantidad justa de autonomía para llevarlo a cabo y generar un verdadero mecanismo de seguimiento de su avance. En función de esta importancia, su valor estratégico y los beneficios potenciales de su correcta implementación, se ha observado un gran volumen de literatura vinculada con el fenómeno, aún en contextos nacionales.

El desarrollo del presente trabajo se centrará entonces en la primera de las etapas involucradas en el proceso de delegar de forma efectiva las tareas laborales que se les encargaron, a partir de la selección de elementos o variables a tener en cuenta por parte de un delegador central en el momento de asignarle una actividad a otro individuo o grupo. En función de lo previamente planteado, el avance se organiza en las siguientes instancias. Una vez descrita una de las definiciones del constructo, se repasará brevemente parte de su historia en el terreno nacional y las opiniones de diversos autores que le dedican un apartado especial en el desarrollo de sus textos. En tanto, es necesario abordar el constructo de delegar tareas o delegación con determinada profundidad para su consulta. La mejor forma de entregar contenido es esclareciendo de forma explícita aquellas premisas incluidas previamente en las definiciones formuladas hasta el momento. No es tarea del delegador hacer el trabajo de sus subalternos, sino, sin embargo, producir los resultados requeridos a través de los esfuerzos de sus subordinados. Esta relación es una que debe ser establecida y estructurada conscientemente por el gerente si la unidad ha de cumplir con sus roles asignados de manera efectiva y eficiente.

2. Importancia de la Delegación Efectiva en el Ámbito Laboral

"... la véritable délégation de tâches s’identifie à un processus qui commence par le partage d’informations, se poursuit par des règles de conduite commune arrêtées en commun et se manifeste à travers un résultat collectif que l’on juge de la responsabilité d’une tierce personne et non de celle du leader. Il est donc illogique de continuer à parler de délégation comme d’un pouvoir que le 'patron' accorde à son 'exécutant' quand il s’agit d’un comportement visant à répandre un peu d’autorité."

En este sentido, señala que ante la actual tendencia de intentar fomentar la delegación de tareas, tanto en equipos de trabajo como en clases de aula, es importante no olvidar las características, fortalezas y limitaciones de cada miembro del equipo o del grupo. Es indispensable que, como profesores en el aula, apliquemos una metodología de enseñanza-aprendizaje que nos permita trabajar y potencializar las actividades estudiadas alrededor del texto que es la base del desarrollo de un vasto espectro de actividades, de acuerdo con el propósito comunicativo, los procedimientos ofrecidos y las tareas recomendadas en un modelo que adopta la base teórica del interaccionismo socio-discursivo.

Finalmente, dentro de una organización es común hablar de la delegación de responsabilidades, donde el líder comparte con su equipo determinadas responsabilidades, así como la autoridad para tomar decisiones, lo anterior con el fin de lograr un compromiso que permita alcanzar los objetivos propuestos. Para una delegación efectiva es importante analizar el responsable y las tareas a delegar, la persona a la que se delegarán las responsabilidades y tareas, establecer límites y el tiempo en que se realizará la tarea, clarificar la responsabilidad y autoridad, establecer el seguimiento, así como subsanar cualquier tipo de dificultad que se llegue a presentar.

3. Habilidades Clave para Delegar Tareas de Forma Exitosa

Una de las claves para aprender a delegar tareas con eficacia es saber comunicar a quién se le asigna dicha tarea cuál va a ser el objetivo concreto que debe cumplir. En este sentido, es importante expresar claramente al colaborador cuál es el objetivo concreto y para qué lo debe cumplir, ya que de esta manera se asegura que ambos están en la misma sintonía y se le transmite la confianza suficiente de que podrá desarrollar con éxito la tarea encargada. Si se le dan demasiadas directrices, puede entender que tienes miedo de que no te cumpla o bien que desconfías de él, y si no se las das, estará en dirección contraria a la que tú pretendes. Aprender a delegar tareas con eficacia también pasa por definir claramente los límites en los que el colaborador dispone para ejecutar la acción. Es importante que, tras la elección de los objetivos de las tareas que se delegan, se marquen los límites o la capacidad con la que puede ejecutar la actividad. Este punto determina el grado de autonomía del trabajador, que además conocerá hasta dónde llega su campo de acción, sin pasarse del mismo. De esta manera, se refuerza una vez más la confianza entre ambas partes, a la par que se muestra una comunicación clara entre ellas. La confianza deriva en un aumento de autoestima y, en muchas ocasiones, influye en su motivación y rendimiento. Como sabemos, la actitud también es importante en todas las acciones que llevamos a cabo en nuestro día a día. De la misma forma, el cómo pedimos las cosas o delegamos las tareas también forma parte de la competencia de delegación. Es por ello que debemos evitar errores como pedir dando órdenes de forma paternal, agresiva o despectiva, al igual que se debe evitar mostrarse titubeante y no saber lo que se desea ni cómo se quiere hacer, ya que tampoco es lo más adecuado. Lo más adecuado es manifestarse sin ambigüedades, actuar de manera firme pero asertiva.

4. Estrategias Prácticas para Delegar Tareas sin Perder el Control

1. Comunicarse con las personas con las que se va a delegar. Las personas que van a desempeñar el trabajo necesitan una explicación clara y cuidada. Se ha de analizar en primer lugar la información necesaria para desempeñar la tarea: cómo detectar un error, el orden a seguir, la longitud del informe o el número total de pantallas o elementos a mostrar. En segundo lugar, se ha de proporcionar una información veraz sobre el estado de los recursos necesarios. Por último, explicar la interpretación de la medida de resultado.

2. Tener el control sobre las posibles contingencias. La incertidumbre sobre si se dispondrá de los recursos necesarios en el momento adecuado no es un argumento contra la delegación de la tarea. Planificar, tener un plan de reserva y una monitorización adecuada harán que, en función del tiempo que lleve solucionar la contingencia, el subordinado corra un mayor o menor riesgo. Por tanto, en función de la importancia del objetivo de la tarea y del número de tareas repartidas, es importante supervisar no solo el resultado, sino también la actuación y los recursos sobre los que se actúa. Exigir informes o reuniones con los subordinados, con la asunción de que aporten parte de las posibles soluciones, es una estrategia eficaz.

3. Conocer las capacidades de las personas a las que desea delegar la tarea. Programar el momento en que se va a delegar la tarea y el tiempo que se va a invertir en la relación con el subordinado para que vaya adquiriendo la práctica necesaria para desenvolverse eficazmente en las diferentes situaciones. Aunque muchas personas considerarán que “les dedica tiempo”, en realidad, esto constituye una inversión a largo plazo, puesto que el subordinado realizará un mayor número de tareas por sí mismo. Si evita esta inversión, la probabilidad de que la próxima vez decida asumir la tarea será mayor, siendo el problema que no se le devolverá el tiempo que cree le ha quitado en las ocasiones anteriores.

5. Cómo Establecer un Seguimiento Efectivo de las Tareas Delegadas

Las actividades que requieren un seguimiento constante producen en nuestro trabajo exigencias de energía y atención que podrían ser realizadas para otro tipo de tareas que sí requieran esa energía. Por eso, todas las direcciones con sus correspondientes áreas de responsabilidad deberán contar con un sistema de información sobre los resultados y el desarrollo de dichas áreas. Aunque no es posible establecer uno único, el sistema debe ser claro y sencillo en su funcionamiento, es decir, debe exigir la información esencial para asegurar un buen control y ser suficientemente flexible. El sistema debe permitir que la información se genere automáticamente y ser muy ágil para que en cualquier momento se pueda saber la situación de cada área en el desempeño de sus tareas. Por otro lado, debe ofrecer información clara sobre cómo están desarrollándose las tareas delegadas, permitiendo a su vez que se identifiquen las dificultades con rapidez para poder realizar las correcciones oportunas y necesarias. De este modo, el proceso de seguimiento de la delegación se basa en cuatro niveles complementarios. Primero, cada responsable ofrece, periódicamente, tiempo e información sobre el desempeño bajo su supervisión. El responsable dedica una parte de su tiempo a reunirse con sus responsables y supervisar las tareas delegadas. Además de informar y coordinar, escucha y recibe sugerencias que tendrán en cuenta en sus próximas intervenciones donde muestren el sentido de autocrítica y la búsqueda de la participación de sus colaboradores. Mayor conocimiento de las realidades y necesidades de sus responsables e interlocutores directos, mejor capacidad para llevar a cabo planes preventivos o correctivos. Que sus profesionales perciban la utilidad y necesidad de sus informaciones y encuentren en el mando los apoyos y orientaciones que necesiten.

Segundo, temporalmente, cada año y con la elaboración del presupuesto, los responsables realizan un planteamiento de los objetivos y tareas cuyo cumplimiento supondrá haber alcanzado la eficiencia. En este caso, la información debe ser global pero detallada de manera que se pueda conocer el grado de cumplimiento de cada objetivo y las áreas de mayores desajustes y, además, las causas que lo provocaron. Tercero, el grupo de dirección delega permanentemente en diferentes personas y unidades funciones, decisiones y tareas. Sin embargo, para tener seguridad de que los pasos que se han dado y los cursos que se siguen son los correctos, se debe designar a uno de los miembros del propio grupo o a alguien de su confianza para seguir y recopilar la información necesaria. Este control apoyará sobre cuestiones clave: identidad de rumbo y necesidades consensuadas para asegurar el movimiento; movilización y distribución de los recursos adecuados para asegurar progresividad y, plausibilidad, verosimilitud y rigor de las razones que avalan los resultados obtenidos. Por último, y trascendental por su información a todo el hospital de la acción y desempeño, es la comunicación de cada una de las áreas a sus profesionales.

6. Resolución de Problemas y Conflictos en el Proceso de Delegación

Respecto a la resolución de problemas, se defiende que “el rechazo de un problema por parte del subordinado es una de las fuentes más importantes de desmotivación” en el ámbito laboral. Si un subordinado plantea un problema a su superior en el proceso de delegación, es fundamental que este busque “su propia solución” inmediatamente y no se la devuelva al trabajador. Si el problema surgido es competencia directa del subordinado, “se le ha de animar a que busque diferentes soluciones”, evalúe y ponga en marcha la opción idónea. Si el problema es competencia del superior, “debe dialogarse con el trabajador todos los aspectos” y el líder tiene que adoptar medidas que contribuyan a evitar su ocurrencia futura. También se defiende que el directivo “ha de hacer entender lo que ha ocurrido y que tiene poco sentido que viesen involucrado el problema”, pero la resolución debe adoptarla el directivo y no el empleado.

En cuanto a la resolución de conflictos, el proceso de delegación debería haber generado una gestión de los posibles conflictos, pero si no es así, se afirma que un primer paso sería “animar a resolver el problema” a sus protagonistas: ellos mismos. Si es necesario, el directivo o superior ha de “facilitar, con sus preguntas y/o observaciones, la identificación de posibles soluciones”. Se afirma que no es necesario resolver un conflicto al 100%. Si parece ser complicado, lo mejor es “hacer entender a ambas partes que tenemos un conflicto sin una solución clara” y que “hayamos avanzado en su gestión”. Si es necesario, en última instancia se puede ir a un arbitraje.

7. El Impacto Positivo de la Delegación en el Desempeño del Equipo y la Productividad

Esto facilita el trabajo y redunda en un aumento del rendimiento de los miembros del equipo.

7.2. El impacto de la delegación en el desempeño del equipo Ya en los modelos originales de delegación y su relación con el desempeño, se sostenía que un elevado nivel de delegación influía positivamente en el desempeño del departamento y en la satisfacción del jefe. En términos más actuales, se identificó la delegación junto con ciertos comportamientos de dirección que refuerzan al individuo como importantes predecesores del liderazgo transformacional. Además, la delegación y el empoderamiento resultan prácticas especialmente asociadas al liderazgo transformacional, que ha demostrado ser uno de los estilos más efectivos para liderar el desempeño organizacional y de las personas que forman parte de la organización.

7.3. El impacto de la delegación en la productividad Dejar que los demás tomen decisiones y actúen por sí mismos posibilita que los jefes dediquen más tiempo a las tareas de alto nivel y estrategias. Con la delegación, los jefes instruyen y moldean a los subordinados libres para tomar decisiones, lo que lleva más tiempo, pero se esfuerzan con mejores resultados. La delegación favorece el crecimiento de la organización, ya que los subordinados podrán tomar decisiones teniendo en cuenta los objetivos de la empresa que benefician a todos. También favorece la iniciativa y creatividad de los subordinados; si estos saben que pueden tomar decisiones, aumenta su motivación y se esfuerzan por proponer.