1. Introducción a la Importancia de las Reuniones de Trabajo

En el interior de una empresa, las reuniones de trabajo son herramientas indispensables para lograr alcanzar un objetivo concreto. Sin embargo, también son uno de los mayores focos de improductividad y, por tanto, generan una preocupante pérdida de tiempo y recursos. De hecho, se estima que el 37% de los días de trabajo de los empleados se destinan a reuniones de trabajo improductivas. Por este motivo, cada vez es más importante estudiar e introducir cambios para mejorar la eficiencia en estas reuniones. En base a ello, se van a dar una serie de pautas para mejorar la eficiencia que podrán resultar valiosas en la práctica.

En primer lugar, las reuniones de trabajo son fundamentales, ya que a través de ellas los managers pueden comunicar información y adoptar decisiones. Así, las reuniones son la herramienta mediante la cual los managers refinan y ajustan la ejecución a las estrategias propuestas de antemano. En segundo lugar, podemos indicar que las reuniones de trabajo son una herramienta de comunicación directa, que va mucho más allá de las presentaciones mostradas. A través de las reuniones de trabajo, los participantes comprueban si tienen o no más interés por parte del presidente del club, y también pueden hacer preguntas o clarificar sus dudas. Finalmente, nos queda por destacar que, si la estructura de la entidad consta de áreas y grupos de trabajo, en el momento en que cada grupo debe comenzar un nuevo ciclo de trabajo, debería rendir cuentas del trabajo realizado en el anterior y de las actividades previstas.

2. Planificación Efectiva: Estableciendo Objetivos y Agenda

Base de un buen comienzo, tener una agenda es esencial para que las reuniones sean lo más efectivas y eficientes posibles. La elaboración de la agenda se puede delegar en el ayudante o asistente. El gerente deberá asesorar sobre la prioridad en los temas de la reunión, teniendo en cuenta la información que posea sobre cada caso. La planificación previa a la reunión, además de redactar la agenda, puede requerir mayor implicación en función de los puntos a tratar, como disponibilidad de infraestructuras, preparación de material de apoyo o, por ejemplo, la preparación de los materiales necesarios para presentar y tomar decisiones basadas en criterios cuantitativos al final de la reunión; lo que es en sí mismo un agente de agilización.

Del mismo modo, aunque no es lo más habitual, propio de esta cultura de innovación y mejora continua puede comprometer de lleno a los empleados, implicar en su realización a los trabajadores de un área transversal o incluso a todo el equipo de la reunión, estableciendo por ejemplo tres comités de desarrollo reunidos una vez al mes. Si el directivo o gerente se encuentra al inicio, este desarrollo reportará más al inicio y luego asesorará para avanzar llevando a cabo su labor de gestor. Establecer los objetivos de la reunión y las etapas para alcanzarlos. Cuál es el plan, qué procedimientos se van a seguir, en qué parte del proceso nos encontramos y cuál es el objetivo último. Cuantas más cosas se marquen en la agenda, más fácil el participante se sentirá cómodo e integrado.

3. Técnicas para Mantener la Participación y el Compromiso

Es necesario reconducirlo o concluirlo para que volvamos a recuperar esos niveles. En muchos casos, la solución es convertirnos en osos detectives. Como bien sabemos, es una especie dotada de un instinto tremendamente curioso y observador. Esta técnica consiste en ir en búsqueda de la gente participativa activa. Con ello, conseguiremos desagregar las posibles causas que han podido generar que otros se desconectaran, realizar feedback del contenido y de las intervenciones, romper el hielo y mostrar recompensa de la contribución y esfuerzo, achacando el progreso y la consecución de objetivos al equipo.

Iremos realizando preguntas o lanzando desafíos. Lo bueno que tiene esta técnica es que, como gestores, estamos obligados a enseñar a las personas a trabajar juntas; son guías didácticas imprescindibles. Este apartado nos mostrará ciertas herramientas para medir el nivel de interés y compromiso de nuestro equipo, así como ideas para propiciar, aumentar o mantener los niveles de participación o implicación. La técnica más novedosa que propongo es la de evaluar los eventos posteriores. Después de finalizar una reunión, jornada o actividad, todos los miembros del equipo deberían evaluar la misma de la siguiente manera: participación, contenido tratado, interesante, útil, bien gestionada, espacio para mejorar, ambiente y conexión social. Según los resultados que saquemos, deberíamos tomar dos estrategias: agradecer y proponer, y presentar mejora. Por un lado, felicitar o incentivar aquellas cuestiones que obtuvieron un buen resultado y, por otro, mostrar, decidir e implantar aquéllas en las que tenemos que dar un paso más.

4. Gestión del Tiempo y Estructura de la Reunión

4.1. Gestión del tiempo Una de las principales claves para que una reunión sea un éxito desde los puntos de vista del uso del tiempo es el establecimiento de un tiempo límite para cada uno de los apartados de los que conste la reunión (introducción, toma de contacto, estudio previo de la documentación sobre la que se deba realizar la toma de decisiones, proposición de un responsable de cada uno de los apartados, desarrollo de la parte central, con seguimiento de los apartados y tiempos previamente establecidos, propiciando la discusión y participación, y cierre de la reunión). La moderación del director de la reunión será fundamental, no alargando las situaciones problemáticas ni cuestiones secundarias que puedan desencadenar el debate.

4.2. Estructura de la reunión Para que una reunión sea efectiva es necesario que se conduzca de manera adecuada; para ello, cada uno de los pasos de la reunión ha de ser planificado con antelación al inicio de la misma. En función de su objetivo, en una reunión se pueden seguir diferentes esquemas, optándose en general entre los siguientes: Acta: Son reuniones estrictamente informativas, encaminadas a transmitir la información, generalmente de carácter oficial. Reunión brainstorming: Son reuniones centradas fundamentalmente en la generación de nuevas ideas. No son de tipo operativo, ya que requieren de una preparación previa de la información si esta es necesaria. Durante su desarrollo, es habitual que no se opte por un compromiso pormenorizado, como sí sucederá en la toma de decisiones.

5. Fomentando la Colaboración y la Creatividad

En otras ocasiones, el objetivo de la reunión puede ser fomentar y aprovechar la creatividad de los participantes, pidiéndoles ideas para solucionar un problema, mediante una técnica de creatividad grupal llamada brainstorming. En este caso, nuestro rol como moderador debe ser muy diferente; nuestro objetivo es acceder a las ideas de los participantes, fomentar su creatividad y mejorar y completar las ideas de los demás. Debemos tener muy en cuenta, a la hora de implementar esta técnica, que un grupo resulta menos creativo que si cada miembro realiza individualmente un esfuerzo creativo. Da igual si al final la selección de ideas se hace por consenso, ya que el proceso anterior fue individual. Entonces, ¿por qué fomentamos la creatividad grupal? ¿No es más eficiente que trabaje un grupo que las ideas sean refinadas individualmente por un moderador o cualquier persona? La creatividad grupal tiene una mayor probabilidad de éxito debido a la mayor cantidad de ideas generadas.

Los estudios muestran que el grupo posee más información. El debate entre los miembros lleva a nuevas ideas, refuerza el compromiso con las ideas y genera sinergias. Con el tiempo, la unión hace la fuerza, y así el grupo supera al conjunto de partes indefinidamente. Pero, ¿a qué precio supera un grupo a un conjunto de individuos cuando hay que decidir? ¿Existe una pérdida de eficiencia por la cantidad de tiempo necesaria en generar las ideas y el consiguiente debate? Los grupos pueden caer en el problema de la tendencia al conformismo, la unanimidad falsa, el sesgo de confirmación, minimizar una idea brillante o maximizar una idea absurda para al final decantarse por la no decisión. En realidad, los resultados muestran que debe haber un equilibrio, aunque la mayor parte de la investigación observa que la creatividad grupal es más efectiva.

6. Estrategias para la Toma de Decisiones Eficientes

El proceso de toma de decisiones debe basarse en el esclarecimiento del problema, estándar o criterio de adopción. Debe haber claridad sobre el sentido, la intención y el alcance de la decisión. Es primordial definir los objetivos asociados al problema a resolver y los criterios por los cuales se podrá evaluar la efectividad o eficacia de la decisión. La delimitación de los problemas nos orientará hacia un camino de soluciones que eviten dispersión y dilación en el tiempo de las soluciones adoptadas. También se deberá establecer si la decisión será sujeta a probables comentarios y/o modificaciones o si, por el contrario, dada su importancia, deberá ser aprobada sin observaciones. La decisión se adoptará según el proceso de autoridad establecido o según los procedimientos existentes.

Los programas de resolución de problemas y toma de decisiones se basan en la aplicación de distintas técnicas encaminadas a superar las posibles limitaciones o desviaciones que la perspectiva cognitiva de los participantes podría introducir en el proceso de toma de decisiones. A la hora de optar por una técnica o herramienta concreta para solucionar un problema, debemos tener en cuenta factores útiles como: el número de personas que participan en el proceso de toma de decisiones, la existencia de información concreta sobre el curso causal de los hechos que se encontraría detrás del problema, la existencia de valores cualitativos o cuantitativos que evaluar dentro de los objetivos cualitativos o cuantitativos establecidos, la rapidez con la que necesitamos tomar la decisión, etc. Los factores protectores de soluciones adoptadas aumentan con el número de sugerencias y la diversidad de puntos de vista sobre un mismo asunto, lo cual puede ser el resultado de grupos de trabajo diferentes que desarrollan independientemente paquetes de soluciones a problemas afrontados con una misma finalidad.

7. Herramientas Tecnológicas y Recursos para Reuniones Virtuales

Una forma de reunirse a pesar de la distancia geográfica y así mismo otra forma de interrelación, nacimiento de problemas y necesidades hasta ahora inexistentes. Durante esta sesión, se vienen utilizando instrumentos que ya se empleaban anteriormente pero de forma diferente, así como otros que son nuevos. Entre las herramientas digitales más utilizadas, que facilitan el desarrollo de las reuniones a distancia, podríamos mencionar:

1. Programa informático que permite realizar llamadas de voz y vídeo a través de Internet. 2. Herramienta gratuita que permite chatear, hacer videollamadas grupales, compartir la pantalla, colaborar en documentos y mucho más. 3. Aplicación multiplataforma que permite el envío de mensajes de texto, imágenes, vídeo, audio y llamadas gratuitas. 4. Herramientas ideales para reuniones en línea o eventos a distancia con tiempo y presupuesto limitados, con una participación rápida y sencilla. 5. Programa colaborativo para webconferencias y videoconferencias. Permite compartir documentos y aplicaciones a través de la nube. 6. Herramienta de comunicaciones unificadas que ofrece a los usuarios una variedad de opciones para comunicarse con otras personas. 7. Es una solución de colaboración para la educación online. Incorpora reconocimiento y compatibilidad para proporcionar conferencias, seminarios, soporte y reuniones online, así como otras opciones de integración con aprendizaje.

Las reuniones se han convertido en algo cada vez más inútil para tomar decisiones estratégicas, dado que los nuevos tiempos reclaman la participación de personas de diferentes ámbitos organizativos, e incluso de distintos países, para conseguir un beneficio y/o impacto realmente diferencial para el club de baloncesto, en cualquiera de las áreas de intervención: marketing, institucional, deportivo, social, económica, formativa, de servicio, cultural, de oportunidades y de gobernanza.

8. Evaluación y Seguimiento: Mejorando Continuamente el Proceso

Para evaluar y hacer un seguimiento al correcto desarrollo del proceso de reuniones, se pueden implementar las siguientes iniciativas: al finalizar cada reunión, a los participantes se les debe pedir una valoración global del desarrollo y continuidad de la misma utilizando una escala. Este sistema ofrece una serie de elementos que permiten su pronta detección, cuya solución mejora las necesarias y adecuada consecución de los objetivos marcados. No obstante, para algún parámetro podrían ser necesarios instrumentos de mayor alcance cualitativo. Otra posibilidad puede ser hacerlo más focalizado y en profundidad mediante entrevistas o grupos de discusión a los propios participantes. La adopción de sus propuestas de mejora puede convertirse en un auténtico revulsivo del propio sistema.

Junto con este trabajo directo de campo, también puede ser de gran valor la obtención de datos cuantitativos acerca del propio trabajo diario de los participantes en las reuniones, siempre que sea posible realizar esta labor sin que suponga excesiva dedicación de recursos. También es importante una adecuada observación directa in situ. Este sistema de observación también podría ser extendido a las reuniones que se celebran en presencia de los propios responsables directos de los empleados, para lo cual sería de gran utilidad contar con empleados observadores, quienes deberían recibir previamente una formación adecuada para esto. No cabe duda de que esto daría un punto de validez y fiabilidad al sistema, pero es necesario ser muy cuidadoso con la fidelidad de la observación, porque pueden ser diferentes factores los que puedan influir en el nivel de adhesión, la motivación y conducta laboral del propio empleado, los cuales necesitan ser tenidos en cuenta de forma cuidadosa y específica.